Nel luglio 2019 scatta l’obbligo di abolizione degli scontrini fiscali e delle ricevute fiscali per le aziende con più di 400.000 euro di fatturato. Negli hotel la maggior parte dei documenti emessi sono proprio ricevute fiscali; la fattura – da parte del cliente finale – non sempre viene vista come alternativa ideale ma soprattutto spesso non è uno strumento sufficiente per soddisfare tutte le esigenze specifiche del settore alberghiero (ad esempio dai casi di no-show ai servizi specifici che richiedono emissione di documenti di avvenuto pagamento come i ristoranti o le spa).

Il percorso progettuale parte dall’analisi della normativa generale (molto dettagliata per i settori del commercio al dettaglio e della GdO) e prosegue con un approfondimento per l’applicazione al settore hospitality. A tal proposito si costituisce un tavolo operativo che riunisce ruoli sia tecnici che istituzionali nel dialogo con l’Agenzia delle Entrate di Roma per individuare la miglior applicazione della norma attraverso opportune soluzioni.

Fra le numerose ipotesi analizzate emergono:

• registratore telematico RT
• server RT dedicato

Il registratore telematico è un dispositivo connesso ad Internet in grado di firmare e trasmettere al server della Sogei il file XML contenente i dati richiesti dall’Agenzia delle Entrate ad ogni chiusura giornaliera.
Il server RT dedicato – a differenza dell’RT – gestisce più punti cassa e necessita di una Certificazione da parte di enti e di altri pre-requisiti più stringenti fisati dalla normativa.

La soluzione ottimale, risultato di numerosi step di macro-analisi e di una successiva pianificazione “chirurgica”, deve avere un impatto minimo sul gestionale già in uso nella struttura alberghiera e soprattutto deve essere oggettivamente praticabile sia dal punto di vista tecnico che da quello operativo ed economico.

La soluzione messa a punto integra il gestionale dell’albergo con una soluzione mista RT + server RT.
Dove possibile, viene adottata la soluzione hardware con un solo server centralizzato, senza l’acquisto di più RT collocati sui vari punti cassa. In questo modo è possibile installare un server che dialoga con l’Agenzia delle Entrate mentre gli altri punti cassa possono comunicare con il server stesso, che funge da aggregatore di dati delle singole postazioni.

Diversamente, secondo le esigenze del cliente, i server RT sono stati affiancati dai dispositivi RT, come nel caso del pagamento on-line dove si gestisce la prestazione incassata per mezzo del gestionale, che emette il documento commerciale con l’identificazione di un punto cassa dedicato.
Anche il settore F&B – food and beverage – dell’hotel (e così l’eventuale spa, la piscina, etc.), che solitamente vengono gestiti con software di terze parti, è stato integrato nell’architettura RT in modo da poter includere queste aree nel flusso fiscale.

In generale, il totale dei documenti stampati si riduce in considerazione del fatto che, in accordo con il consumatore finale, è possibile fornire il documento commerciale anche nella sola versione digitale, con ovvie ricadute positive in ambito green e sostenibilità.